Merlyana Halimah

Sabtu, 31 Maret 2018

Ringkasan Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI BAB 6

BAB 6 Basis Data (Data Base)

1. Basis Data merupakan susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir, dikelola, dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu, yaitu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna.
2. Empat komponen basis data yang harus disiapkan adalah data, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan pengguna (Brainware).
3. Sistem Manajemen Basis Data merupakan suatu perangkat lunak (program) yang mengorganisasikan, mengategorikan, menyimpan, dan menampilkan kembali serta memelihara data dalam basis data yang memungkinkan bagi beberapa pengguna untuk mengakses data yang disimpan secara bersama-sama dengan menggunakan beberapa aplikasi.
4. Dengan adanya sistem manajemen basis data, organisasi atau perusahaan menjadi lebih mudah dalam memusatkan data, lebih efisien dalam mengelola data, dan dapat menyediakan akses data bagi program aplikasi yang bertujuan untuk evektivitas dan efisiensi pekerjaan.
5. Penghimpunan data merupakan kegiatan untuk mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan menjadi siap dan dapat digunakan pada saat diperlukan.
6. Kegiatan penggandaan data adalah kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
7. Kegiatan penyimpanan data dan informasi merupakan kegiatan meletakkan atau menempatkan data dan informasi dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Setelah saya mempelajari BAB 6 ini saya menjadi tahu tentang menyimpan serta mengolah data secara baik dan benar dengan program yang sesuai prosedur. Saya juga dapat mengetahui pengertian basis data dan komponen-komponennya.

Ringkasan Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI BAB 5

By Unknown 19.23 // No comments

BAB 5 Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1. Sistem berasal dari bahasa Yunani, systema, yang berarti "himpunan atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu kesatuan".
2. Ciri-ciri sistem adalah memiliki tujuan, memiliki batas, memiliki subsistem, adanya penginputan, adanya proses, adanya output, dan adanya feedback.
3. Informasi bersifat memberikan pelayanan atas tersedianya data sehingga tujuan adalah menyiapkan informasi bagi kegiatan-kegiatan operasional dan dalam pengambilan keputusan.
4. Ciri-ciri informasi yang berkualitas dan siap untuk digunakan adalah akurat, relevansi, ketepatan waktu, dan kelengkapan.
5. Sistem informasi adalah kumpulan dari subsistem baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan, yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna.
6. Bentuk umum dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), prosess, dan keluaran (output)
7. Pengendalian informasi merupakan proses pemantauan dan penilaian terhadap informasi untuk mendapatkan informasi yang maksimal.

Setelah saya mempelajari BAB 5 ini saya mendapatkan manfaat, yaitu saya bisa mengetahui informasi yang nyata terjadi atau hoax dan saya bisa mengetahui ciri-ciri sistem itu seperti apa dan ciri-ciri informasi yang benar itu seperti apa.

Ringkasan Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI BAB 4

By Unknown 10.52 // No comments

BAB 4 Penerapan Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran

1. Empat pengguna utama otomatisasi kantor adalah manajer, profesional, sekretaris, dan staff administrasi kantor.
2. Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor, antara lain pengolah kata, surat elektronik, pesan suara, kalender elektronik, audio conference, video converence, faksimile, videoteks, image storage and retrieval, dan dekstop publishing.
3. Otomatisasi kantor memungkinkan pengguna dapat melaksanakan pekerjaan kantor di lokasi mana saja selama lokasi tersebut terhubung dengan jaringan internet dengan menggunakan PC, Laptop, atau smartphone untuk berkoneksi.
4. Salah satu bentuk pertimbangan otomatisasi kantor adalah keberadaan kantor virtual yang dapat melakukan pekerjaan dimana saja termasuk dari rumah.
5. Kelebihan dari kantor virtual, antara lain efisiensi waktu, tempat dan biaya, jaringan komunikasi formal, dan mampu mengurangi penghentian proses kerja.
6. Kelemahan kantor virtual, antara lain kurangnya rasa memiliki, semangat kerja yang rendah, dan tekanan keluarga.

Setelah saya mempelajari Bab 4 ini saya jadi tahu tentang penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran, jenis-jenis otomatisasi kantor, kelebihan otomatisasi kantor, dan kekurangan otomatisasi kantor.

Ringkasan Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI BAB 3

By Unknown 09.57 // No comments

BAB 3 Otomatisasi Kantor

1. Otomatisasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu automation yang berarti penggunaan peralatan otomatis.
2. Otomatisasi perkantoran adalah penggunaan teknologi atau peralatan kantor secara elektronik dalam melaksanakan pekerjaan kantor agar tercipta efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja.
3. Tujuan Otomatisasi Kantor :
- Menggabungkan penerapan teknologi
- Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
- Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
- Meningkatkan komunikasi yang baik antar manajer
- Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat
4. Manfaat otomatisasi kantor, antara lain :
- Pendapatan yang lebih tinggi
- Membantu pemecahan masalah dalam tim
- Membantu dalam komunikasi bisnis
5. Dampak positif otomatisasi kantor, antara lain :
- Pekerjaan lebih cepat dan rapi
- Penanganan informasi lebih mudah
- Kesalahan-kesalahan dapat diperbaiki dengan cepat
- Bertambahnya kesempatan pekerjaan dalam bidang pemeliharaan peralatan
- Waktu kerja menjadi lebih singkat
- Pekerjaan menjadi lebih ringan
- Pelayanan perkantoran lebih luwes
6. Dampak negatif otomatisasi kantor, antara lain :
- Karyawan cenderung bergantung pada mesin (Machine-Minded)
- Timbulnya masalah kesehatan bagi karyawan
- Berkurangnya interaksi dengan sesama karyawan
- Berimplikasi terhadap perusahaan
- Diperlukan waktu untuk beradaptasi dengan perubahan
- Menimbulkan keresahan dipihak karyawan
- Belum tersedianya software yang dibutuhkan

Manfaat yang saya peroleh saat mendapatkan pelajaran pada bab ini adalah saya menjadi tahu dampak positif dan negatif dari otomatisasi kantor, dan ternyata sekarang banyak yang sudah menggunakannya untuk memenuhi tugas atau pekerjaan tertentu.

Ringkasan Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI BAB 2

By Unknown 09.12 // No comments

BAB 2 Pengelolaan Waktu Secara Produktif

1. Pengelolaan waktu adalah pengordinasian dan pengintegrasian sumber daya yang sangat berharga sedemikian rupa sehingga mencapai tujuan tertentu.
2. Tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengatur waktu adalah dengan menetapkan tujuan, membuat perencanaan, dan melakukan tindakan.
3. Manajemen waktu adalah proses pencapaian suatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dengan mengatur sumber daya tertentu secara efektif dan efisien.
4. Faktor yang mempengaruhi manajemen waktu, antara lain jenis kelamin, usia, pengaturan dini, motivasi, dan pencapaian tujuan.
5. Teknik manajemen waktu dapat dilakukan dengan menentukan urutan prioritas, melakukan delegasi, dan memiliki perilaku asertif.
6. Mengevaluasi waktu merupakan suatu proses untuk menentukan nilai hasil dari sesuatu kegiatan yang telah dikerjakan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.

Manfaat yang saya peroleh setelah mendapatkan pelajaran ini adalah saya dapat mengelola waktu sehari-hari dengan baik sehingga tidak ada waktu yang terbuang dengan sia-sia.

Ringkasan Materi Pengantar Administrasi Perkantoran Kelas XI BAB 1

By Unknown 08.17 // No comments

BAB 1 Standard Operating Procedure (SOP)

1. SOP merupakan rangkaian tata pelaksanaan kerja yang diatur secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
2. Istilah yang terkait SOP :
- Standar Prosedur Operasi (SPO)
- Prosedur Operasi Standar (POS)
- Standar Operasi Baku (SOB)
- Prosedur Tetap (Protap)
3. Ruang lingkup Administrasi SOP mencakup semua proses yang terjadi dalam suatu perusahaan baik langsung maupun tidak langsung, internal maupun eksternal.
4. Jenis SOP berdasarkan kegiatan adalah SOP administratif dan SOP teknik.
5. Jenis SOP berdasarkan besarnya cakupan kegiatan adalah SOP makro dan SOP mikro.
6. Jenis SOP berdasarkan kelengkapan cakupan kegiatan adalah SOP final dan SOP parsial.
7. Jenis SOP berdasarkan jenis kegiatan adalah SOP generik dan SOP spesifik.
8. Format yang paling sering digunakan dalam sebuah perusahaan adalah format flowchart. Hal tersebut karena flowchrt memiliki beberapa kelebihan, seperti :
~ Mendeskripsikan prosedur secara lebih ringkas
~ Memiliki tampilan yang lebih praktis dan lebih menarik sehingga dapat lebih dimengerti dan digunakan
~ Format flowchat mampu menguraikan langkah-langkah prosedur yang lebih konsisten

Manfaat yang saya peroleh setelah mempelajari Bab SOP ini adalah saya dapat mengetahui tentang pekerjaan yang telah dirangkai menurut prosedur tertentu contohnya pada saat saya pergi ke perpustakaan.